Πώς να διεξάγετε επιχειρηματικές συνομιλίες

Ο γενικός κανόνας της διεξαγωγής επιχειρηματικών συνομιλιών μπορεί να διατυπωθεί ως "μέγιστη πληροφόρηση για ελάχιστο χρόνο". Προϋπόθεση είναι επίσης η επίδειξη σεβασμού του συνομιλητή, ακόμη και αν είναι λίγο χαριτωμένος. Τα συναισθήματα και οι εκτιμήσεις αξίας αποδίδονται καλύτερα στον εαυτό σας, ενώ σε μια συζήτηση μπορείτε να απαντήσετε ήρεμα ακόμα και σε δυσάρεστες στιγμές.

Θα χρειαστείτε

• - γνώση της ευγένειας και της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας,

• - δεξιότητες επικοινωνίας.

Εγχειρίδιο οδηγιών

1

Το είδος της επιχειρηματικής συνομιλίας θα πρέπει να περιλαμβάνει οποιαδήποτε επικοινωνία με έναν συνομιλητή εργασίας, είτε πρόκειται για συνάδελφο είτε για εκπρόσωπο άλλου οργανισμού με τον οποίο είστε κατά κάποιο τρόπο σε επαφή με τα επίσημα καθήκοντά σας, είτε πρόκειται για προσωπική συνάντηση, τηλεφωνική συνομιλία, αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τακτικού ταχυδρομείου, μέσω προγραμμάτων ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων κ.λπ.

Πολλές στιγμές που σχετίζονται με την επίλυση προσωπικών προβλημάτων εμπίπτουν στην ίδια κατηγορία: απόκτηση δημόσιων υπηρεσιών, αγορά και πώληση προσωπικών ειδών κ.λπ.

2

Πριν ξεκινήσετε την επικοινωνία, σκεφτείτε σαφώς ποιες πληροφορίες θέλετε να λάβετε ή, αντίθετα, μεταφέρετε στον συνομιλητή. Ανάλογα με την κατάσταση (την πρώτη επαφή ή την επόμενη, ποιο από τα μέρη έχει περισσότερες υποχρεώσεις στο άλλο, πώς οι σχέσεις σας αναπτύχθηκαν νωρίτερα κλπ.), Σκεφτείτε πώς μπορείτε να ενδιαφέρετε τον συνομιλητή, να τον κανονίσετε.

Από το πρώτο από τα λόγια σας, εάν είστε ο ιδρυτής της συζήτησης, πρέπει να φανταστείτε με ποιον και σε ποιο θέμα ασχολείται.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν θα ήταν περιττό να διερωτηθεί κανείς κατά πόσον είναι πρόσφορο να μιλήσει ο συνομιλητής τώρα. Σε άλλες, εάν η κατάσταση είναι ευνοϊκή, τονίστε τον επείγοντα χαρακτήρα της προσφυγής σας.

3

Επικοινωνήστε σαφώς με τον συνομιλητή με τις απαραίτητες πληροφορίες, αν είναι απαραίτητο, ελέγξτε αν σας κατάλαβε σωστά. Με τη σειρά του, ακούστε προσεκτικά την άλλη πλευρά και βεβαιωθείτε ότι όλοι καταλαβαίνουν σωστά. Ζητήστε διευκρινίσεις εάν είναι απαραίτητο. Δεν θα ήταν περιττό για τον συνομιλητή να ρωτήσει αν έχει οποιεσδήποτε ερωτήσεις.

Τελικά, πρέπει να κατανοήσετε σωστά.

4

Εάν η άλλη πλευρά είναι ειλικρινά λανθασμένη, είναι επιτακτική ανάγκη να το επισημάνετε με τη μέγιστη ακρίβεια. Και αν την εξαρτάτε περισσότερο από ότι εξαρτάται από εσάς, αυτό είναι ακόμα πιο σημαντικό. Δεν πρέπει να φοβάστε ότι αυτό θα επιδεινώσει την κατάστασή σας.

Αντίθετα, σεβαστοί είναι εκείνοι που γνωρίζουν τα δικαιώματά τους και είναι σε θέση να τους υπερασπιστούν στο πλαίσιο του νόμου και της εθιμοτυπίας. Και αν δεν τους αρέσει, προσπαθούν να μην θυμούνται. Έτσι, όσο πιο γρήγορα εμφανίζετε τα δόντια σας, τόσο το καλύτερο.

5

Στο τέλος της συνομιλίας, συνοψίστε το συνολικό αποτέλεσμα της και, αν χρειαστεί, συμφωνείτε για περαιτέρω συνεργασία: όταν το αποτέλεσμα αυτής ή εκείνης της συμφωνημένης ενέργειας πρέπει να είναι έτοιμο, πώς θα επικοινωνήσετε με την άλλη πλευρά, ποιος, τι και σε ποιο χρονικό πλαίσιο θα πρέπει να αναλάβει το θέμα της συνομιλίας σας.

Πρέπει να τηρηθούν όλες οι υποχρεώσεις που έχουν αναληφθεί, και αν είναι αδύνατο να το κάνετε, δώστε την άλλη πλευρά εκ των προτέρων σχετικά με τέτοιες περιστάσεις και ξεκινήστε μια συζήτηση εναλλακτικών λύσεων, προτείνοντας τη δική σας λύση στο πρόβλημα.