Πώς να συντάξετε μια επιστολή
Βίντεο: Η συνοδευτική επιστολή (cover letter) 2024, Ιούλιος
Κάνοντας επιχειρηματική αλληλογραφία, πολλές εταιρείες δεν δίνουν μεγάλη προσοχή. Μπορείτε συχνά να δείτε ότι τα σοβαρά γράμματα και η σχετική αλληλογραφία εκτυπώνονται σε απλό φύλλο A4. Ωστόσο, λίγοι γνωρίζουν ότι η διαδικασία για την ολοκλήρωση αυτού του είδους της τεκμηρίωσης ρυθμίζεται από το GOST R.30-2003. Παρότι συνιστώνται οι απαιτήσεις αυτού του προτύπου, η εφαρμογή τους θα σας βοηθήσει να δώσετε στις επιστολές σας σοβαρό και επαγγελματικό χαρακτήρα.
Εγχειρίδιο οδηγιών
1
Μία επίσημη επιστολή θα πρέπει κατά προτίμηση να γίνει στο επιστολόχαρτο της οργάνωσης. Το επιστολόχαρτο μαζί με τις επαγγελματικές κάρτες και τους φακέλους αλληλογραφίας είναι ένα στοιχείο της εταιρικής ταυτότητας. Πρόκειται για ένα ειδικά σχεδιασμένο φύλλο χαρτιού με τις λεπτομέρειες της οργάνωσης που τυπώνεται σε αυτό. Ανάλογα με το σχέδιο, ένα επιστολόχαρτο μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:
• Λογότυπο της εταιρείας.
• όνομα εταιρείας.
• Λεπτομέρειες: διεύθυνση οργάνωσης, τραπεζικά στοιχεία, στοιχεία επικοινωνίας.
• Γραφικά στοιχεία εταιρικής ταυτότητας.
• Ημερομηνία και αριθμός εγγραφής του εγγράφου.
• Τίτλος του εγγράφου (σειρά, σειρά).
• Μπλοκ κειμένου του εγγράφου.
• Υποσέλιδο.
2
Στην επάνω δεξιά γωνία της επίσημης επιστολής σημειώστε τον παραλήπτη. Μπορεί να είναι οργανώσεις, ιδρύματα, νομικά πρόσωπα και ιδιώτες. Σε αυτή την περίπτωση, η ονομασία του οργανισμού ή της δομικής του μονάδας αναγράφεται στην ονομαστική υπόθεση και η θέση του προσώπου στο οποίο απευθύνεται το έγγραφο αναφέρεται στην επίδειξη. Για παράδειγμα: ZAO "Ηλεκτρική εγκατάσταση"
CFO
V. Μ. Kochetkov
3
Το κύριο κείμενο της επιστολής μπορεί να περιλαμβάνει διάφορους πίνακες και ερωτηματολόγια. Ωστόσο, συνήθως μια επίσημη επιστολή αποτελείται κυρίως από το μέρος του κειμένου. Στην περίπτωση αυτή, το κείμενο, κατά κανόνα, χωρίζεται σε δύο μέρη. Το πρώτο δείχνει τους διάφορους λόγους, τους λόγους και τους στόχους της σύνταξης της επιστολής, το δεύτερο - αποφάσεις, συμπεράσματα, αιτήματα, προτάσεις, συστάσεις.
4
Η επίσημη επιστολή λήγει με τις αντίστοιχες υπογραφές των προσώπων για λογαριασμό των οποίων είναι γραμμένο. Ταυτοχρόνως, υποδεικνύονται τα ονόματα των θέσεων των υπογραφόντων του εγγράφου και οι προσωπικές υπογραφές τους με αποκωδικοποίηση (αρχικά, επώνυμα).
