Πώς να αποθηκεύσετε έγγραφα και φόρμες

Οι οικονομικές δραστηριότητες οποιασδήποτε επιχείρησης ελέγχονται αυστηρά από φορολογικούς, στατιστικούς και άλλους κρατικούς φορείς. Κάθε συναλλαγή με τρεχούμενο λογαριασμό, οποιαδήποτε κίνηση χρημάτων πρέπει να επιβεβαιώνεται με έγγραφα και να αντικατοπτρίζεται στις οικονομικές καταστάσεις. Ως εκ τούτου, η διατήρηση εγγράφων και αυστηρών εντύπων αναφοράς (εάν χρησιμοποιούνται) είναι ζωτικής σημασίας.

Εγχειρίδιο οδηγιών

1

Οι περίοδοι κατά τις οποίες πρέπει να αποθηκεύονται τα έγγραφα και τα έντυπα καθορίζονται στη ρήτρα 8 του άρθρου. 25 του Κώδικα Φορολογίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Ειδικότερα, όσον αφορά τα λογιστικά έγγραφα και τα έγγραφα που είναι απαραίτητα για τον υπολογισμό και την καταβολή φόρων, η περίοδος αποθεματοποίησης ορίζεται σε 4 έτη. Το ίδιο ισχύει και για τα έγγραφα που χρησιμεύουν ως επιβεβαίωση της πληρωμής των φόρων και των εισοδημάτων που εισπράττει η επιχείρηση, καθώς και για τις οργανώσεις και τα έξοδα που προκύπτουν.

2

Ο ομοσπονδιακός νόμος "για τη λογιστική" αυξάνει την καθιερωμένη περίοδο αποθήκευσης τέτοιων εγγράφων κατά ένα έτος, δηλ. ο οργανισμός πρέπει να τηρεί πρωτογενή λογιστικά έγγραφα για τουλάχιστον 5 έτη.

3

Μορφές αυστηρής λογοδοσίας ανήκουν επίσης στην "πρωτοβάθμια". Δεδομένου ότι χρησιμεύουν ως επιβεβαίωση πληρωμών σε μετρητά χωρίς τη χρήση ταμειακών μηχανισμών, οι όροι που καθορίζονται στον "Κανονισμό για την εκτέλεση πληρωμών σε μετρητά και (ή) διακανονισμοί που χρησιμοποιούν κάρτες πληρωμής χωρίς τη χρήση ταμειακών μηχανών εφαρμόζονται στους όρους αποθήκευσης"

4

Διατηρείτε αντίγραφα των τυπογραφικών σημείων που χρησιμοποιήθηκαν σε συσκευασμένες και σφραγισμένες σακούλες. Οι τσάντες πρέπει να συστηματοποιούνται και να υπογράφονται. Μετά τη λήξη της πενταετούς περιόδου αποθεματοποίησης, αλλά όχι νωρίτερα από ένα μήνα μετά την τελευταία απογραφή και επαλήθευση της έκθεσης του προϊόντος, καταστρέφουν τα κενά των εντύπων βάσει της πράξης ακύρωσης. Η πράξη υπογράφεται από μέλη της επιτροπής, η οποία περιλαμβάνει τον επικεφαλής της επιχείρησης. Η ίδια διαδικασία διαγραφής παρέχεται για ελλιπή ή απρόσεκτα κατεστραμμένα έντυπα.

5

Για να αποθηκεύσετε την πρωτότυπη λογιστική τεκμηρίωση και τις αυστηρές φόρμες αναφοράς, επιλέξτε, αν είναι δυνατόν, ξεχωριστό χώρο αρχειοθέτησης. Εξοπλίστε το με πυράντοχα ερμάρια εξοπλισμένα με σφραγίδες. Η πρόσβαση σε αυτό θα πρέπει να περιορίζεται με βάση την κατάλληλη εντολή που υπογράφεται από τον επικεφαλής της επιχείρησης. Η εντολή πρέπει να καθορίζει τη διαδικασία για τη χρήση του αρχείου και τη λογιστική για την έκδοση των εγγράφων που είναι αποθηκευμένα σε αυτό.

"Ο Κανονισμός για την εφαρμογή ταμειακών διακανονισμών και (ή) διακανονισμών που χρησιμοποιούν κάρτες πληρωμής χωρίς τη χρήση ταμειακών μηχανών."