Πώς να οργανώσετε γραφειοκρατία

Γραφική εργασία - εργασία με έγγραφα και υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διοίκηση σε αυτόν τον συγκεκριμένο οργανισμό, που διέπεται από το GOST R 51141-98 "Χαρτί και αρχειοθέτηση. Οργάνωση εργασιών γραφείου είναι η οργάνωση της εγγραφής, αποθήκευσης και χρήσης εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων στις τρέχουσες δραστηριότητες της επιχείρησης.

Εγχειρίδιο οδηγιών

1

Όταν οργανώνετε εργασίες, προσδιορίστε αν η εταιρεία, η οργάνωση, οι γεωγραφικά απομακρυσμένες μονάδες ή τα υποκαταστήματά σας λαμβάνουν υπόψη αυτό το γεγονός και εξετάστε ένα μηχανισμό αλληλεπίδρασης με αυτές τις μονάδες. Το σύστημα γραφείου σε αυτά θα πρέπει να είναι ταυτόσημο με το κεντρικό γραφείο προκειμένου να αποφευχθούν προβλήματα κατά την εγγραφή και τη γραφική εργασία.

2

Σκεφθείτε ποιες από τις υπάρχουσες μορφές γραφειοκρατίας θα χρησιμοποιήσετε: κεντρική, μικτή ή αποκεντρωμένη. Η επιλογή τους καθορίζει τη δομή της επιχείρησης (είτε διαθέτει γεωγραφικά απομακρυσμένες μονάδες) είτε τον τεχνικό εξοπλισμό της υπηρεσίας διαχείρισης γραφείων. Εάν η υπηρεσία αυτή είναι μικρή και δεν παρέχεται τεχνικά, τότε μέρος των λειτουργιών της μεταφέρεται σε μονάδες. Σε αυτή την περίπτωση, γίνεται ανάμεικτη γραφική εργασία. Σε περίπτωση που αυτή η υπηρεσία είναι εξοπλισμένη με όλο το απαραίτητο προσωπικό, υλικό και λογισμικό, τότε αυτή η μορφή αρχειοθέτησης θα είναι συγκεντρωμένη.

3

Σε κάθε δομική μονάδα, επιλέξτε μια ειδική μονάδα στελέχωσης που θα πραγματοποιήσει γραφική εργασία. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, ορίστε έναν άλλο υπάλληλο που θα συνδυάσει την απόδοση των κύριων καθηκόντων του με το καθήκον του γραμματέα.

4

Προσδιορίστε τον αριθμό και την ονοματολογία των περιπτώσεων, τα οποία θα περιλαμβάνουν όλα τα εισερχόμενα, εξερχόμενα και εσωτερικά έγγραφα. Εάν πρόκειται για έγγραφα από ανώτερο (μητρικό) οργανισμό, τότε υποβάλλονται στο κεφάλι προς εξέταση. τα έγγραφα των υποδεέστερων οργανισμών πρέπει να υποβάλλονται προς εξέταση στον αναπληρωτή επικεφαλής που είναι υπεύθυνος για τη συνεργασία τους. Κατά συνέπεια, οι προσφυγές των πολιτών - σε εκείνο τον αναπληρωτή, ο οποίος έχει ανατεθεί το καθήκον να εργαστεί με τον πληθυσμό.

5

Έχοντας εντοπίσει τον κύκλο των ανταποκριτών, δημιουργήστε έναν ταξινομητή, με τον οποίο μπορείτε να προσδιορίσετε αμέσως ποια ομάδα ανταποκριτών ανήκει σε αυτό το έγγραφο. Για παράδειγμα, ορίστε τον κωδικό 01 για τις δημόσιες αρχές, τον κωδικό 02 για τα γράμματα ενός ανώτερου οργανισμού, τον κωδικό 03 για τους προμηθευτές, τον κωδικό 04 για τους πελάτες, κλπ. Αυτό θα συμβάλει στη βελτιστοποίηση της κίνησης των εγγράφων εντός του οργανισμού.

6

Αποφασίστε σε ποια μορφή θα διεξαχθεί η ροή εργασίας - σε περιοδικό ή κάρτα. Και τα δύο έντυπα εφαρμόζονται σε ειδικά ηλεκτρονικά προγράμματα διαχείρισης εγγράφων. Εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να αγοράσετε ένα τέτοιο πρόγραμμα, χρησιμοποιήστε ηλεκτρονικά περιοδικά εγγραφής εγγράφων · μπορούν να εκτελεστούν στο Excel.