Πώς να περιγράψετε μια επιχειρηματική διαδικασία

Βίντεο: Tutorial: Πώς κάνουμε ένα επιχειρηματικό σχέδιο. 2024, Ιούλιος

Πρόσφατα, υπήρξε μια τάση της επιχείρησης να μετακινηθεί από τη λειτουργική στη διαχείριση της διαδικασίας, σε σχέση με την οποία ο ρόλος της σωστής περιγραφής και μορφοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών αυξάνεται σημαντικά. Μόνο μετά την ολοκλήρωση αυτών των ενεργειών μπορούμε να μιλήσουμε για τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών ως μέσο αύξησης της αποδοτικότητας μιας επιχείρησης.

Θα χρειαστείτε

CASE-εργαλείο που σας επιτρέπει να επισημοποιήσετε την επιχειρηματική διαδικασία σε γραφική παράσταση.

Εγχειρίδιο οδηγιών

Το πρώτο είναι να διατυπώσουμε σύντομα και με ακρίβεια το όνομα της περιγραφόμενης διαδικασίας, που θα πρέπει να είναι κατανοητό και να αντικατοπτρίζει τη γενική ουσία της ακολουθίας των ενεργειών που αποτελούν την επιχειρηματική διαδικασία. Παραδείγματος χάριν, αντί για "Κατάθεση μιας αίτησης για την κατασκευή ενός αντικειμένου στην παραγωγή και την παρακολούθηση της εκτέλεσης του", αρκεί να ονομάσουμε τη διαδικασία "Παρακολούθηση της παραγωγής του προϊόντος". Δεύτερον, είναι σωστό να σπάσει ολόκληρη την περιγραφόμενη διαδικασία σε μικρότερες (ατομικές) την ακολουθία της εφαρμογής τους. Με τέτοιο διαχωρισμό, η διαδικασία που περιγράφεται θα είναι μια διαδικασία ανώτατου επιπέδου. Το επίπεδο λεπτομέρειας της διαδικασίας ανώτατου επιπέδου μπορεί να είναι διαφορετικό, αλλά θα πρέπει να είναι κατάλληλο για την κατανόηση από το κοινό που θα χρησιμοποιήσει την περιγραφή σας.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να περιγράψετε μια επιχειρηματική διαδικασία. Τα πιο δημοφιλή από αυτά είναι γραφικά, με τη βοήθεια διαγραμμάτων που γίνονται σε διάφορες σημειώσεις (η συμβολισμός είναι ένα σύνολο χαρακτήρων που δείχνουν κάτι).

Οι πιο συνηθισμένοι τύποι συμβολισμών για την περιγραφή επιχειρηματικών διαδικασιών είναι οι IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), κλπ.

Για παράδειγμα, ας δούμε το διάγραμμα που εκτελέστηκε στη σημείωση BPMN (Business Process Modeling Notation) χρησιμοποιώντας το εργαλείο CASE PowerDesigner (Εικ. 1). Τα κύρια στοιχεία του διαγράμματος είναι:

1. "Διαδικασία" (λειτουργία) - ένα ορθογώνιο στρογγυλεμένο στις γωνίες.

2. "Μετάβαση" - ένα βέλος που συνδέει τις διαδικασίες?

3. "Λύση" - ένας ρόμβος που περιέχει μια ερώτηση που μπορεί να απαντηθεί μόνο με "Ναι" ή "Όχι".

4. Συνθήκες - εκφράσεις κειμένου υπό τις οποίες πραγματοποιείται η μετάβαση από τη μια λειτουργία στην άλλη. Οι συνθήκες περικλείονται πάντοτε σε αγκύλες. Μερικές φορές είναι χρήσιμο να σπάσετε το διάγραμμά σας σε "Τραγούδια" - κάθετες ή οριζόντιες ενότητες που υποδεικνύουν τις μονάδες της επιχείρησης ή τους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για την εκτέλεση συγκεκριμένης λειτουργίας. Στην περίπτωση αυτή, η εικόνα αυτής της λειτουργίας θα πρέπει να βρίσκεται μέσα στο τμήμα της. Εκτός από τα αναφερόμενα στοιχεία, το διάγραμμα μπορεί επίσης να περιέχει μια λίστα δεδομένων που είναι η είσοδος ή η έξοδος για τη διαδικασία, καθώς και συνδέσμους προς τους κανόνες ή κανονισμούς σύμφωνα με τους οποίους εκτελείται αυτή η λειτουργία. Ένα παράδειγμα της περιγραφής της επιχειρηματικής διαδικασίας "Έλεγχος κατασκευής προϊόντων" παρουσιάζεται στο σχήμα 1. Είναι εύκολο να παρατηρήσετε ότι αυτό το διάγραμμα είναι πολύ παρόμοιο με το μπλοκ διάγραμμα του αλγορίθμου για την επίλυση του προβλήματος.

Μια γραφική περιγραφή της διαδικασίας μπορεί επίσης να συμπληρωθεί με μια περιγραφή κειμένου των λειτουργιών της υποεπεξεργασίας με τη μορφή πίνακα που περιέχει τις ακόλουθες στήλες: όνομα διαδικασίας, μονάδα (ιδιοκτήτης διεργασίας), περιγραφή διεργασίας, αποτέλεσμα εκτέλεσης διεργασίας. Ένα παράδειγμα τέτοιας περιγραφής φαίνεται στο σχήμα 2. Εάν αναμένεται περαιτέρω βελτιστοποίηση της περιγραφόμενης επιχειρηματικής διαδικασίας, τότε μπορεί να προστεθεί στον πίνακα μια στήλη με μια περιγραφή των δυσκολιών ή των μειονεκτημάτων των τρέχουσων λειτουργιών υπο-διεργασίας.