Έκθεση εξόδων: πώς να συμπληρώσετε ένα έγγραφο

Κάθε έγγραφο που βασίζεται στην παραλαβή χρήματος απαιτεί τη σωστή μορφή. Εάν ο οργανισμός προσέφερε στον εργαζόμενο κεφάλαια για οποιεσδήποτε ανάγκες, τότε είναι απαραίτητο να υποβάλει έκθεση για αυτούς συμπληρώνοντας μια έκθεση δαπανών.

Ποιος θα πρέπει να συμπληρώσει την έκθεση δαπανών

Ο σκηνοθέτης δεν μπορεί να δώσει χρήματα σε έναν οργανισμό για οποιονδήποτε υπάλληλο χωρίς λόγο. Αρχικά, πρέπει να καθοριστεί ένας κατάλογος των υπαλλήλων που έχουν το δικαίωμα να λαμβάνουν προκαταβολικά μετρητά με μια μεταγενέστερη έκθεση. Για το σκοπό αυτό, είναι απαραίτητο να καταρτιστεί και να εκδοθεί ειδική εντολή.

Εάν ο υποκείμενος χρειάζεται κεφάλαια για να πραγματοποιήσει οποιαδήποτε επιχείρηση, πρέπει να παράσχει στον διευθυντή μια δήλωση ελεύθερης μορφής. Υποχρεούται να αναφέρει το απαιτούμενο ποσό και τον σκοπό για τον οποίο ζητούνται τα χρήματα. Εάν ο διευθυντής συμφωνεί με τη δήλωση, τότε υπογράφει προσωπικά τη δήλωση και υποδεικνύει πόσο επιτρέπει να δανειστεί κεφάλαια και για πόσο καιρό.

Είναι σημαντικό να υποδείξετε ότι τα μετρητά μπορούν να εκδοθούν μόνο σε έναν εργαζόμενο ο οποίος έχει ήδη καταγράψει πλήρως όλα τα ποσά που είχε λάβει προηγουμένως.

Μερικές φορές ένας εργαζόμενος μπορεί να χρειαστεί πληρεξούσιο, το οποίο πρέπει να εκτελείται για λογαριασμό του οργανισμού σύμφωνα με το καθιερωμένο μοντέλο M-2 ή M-2a. Αυτά τα έντυπα εγκρίθηκαν το 1997 με απόφαση της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας Στατι- στικής Στατιστικής της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Για τα χρήματα που δαπανήθηκαν που εκδόθηκαν στη λογιστική υπηρεσία του οργανισμού, ένας υπάλληλος πρέπει να αναφέρει. Υπάρχει μια ορισμένη περίοδος κατά την οποία είναι απαραίτητο να συμπληρωθεί και να υποβληθεί μια έκθεση δαπανών. Είναι 3 ημέρες από το τέλος της περιόδου που υποδεικνύει ο επικεφαλής του οργανισμού στο έντυπο αίτησης.

Εάν χορηγήθηκαν κεφάλαια στον υπάλληλο για ανάγκες επαγγελματικών ταξιδιών, τότε θα πρέπει να αναφέρει γι 'αυτές τις επόμενες 3 εργάσιμες ημέρες μετά την επιστροφή από επαγγελματικό ταξίδι.

Πώς εξηγείται η δαπάνη για την αναφορά εξόδων

Εάν ο εργαζόμενος έχει χρήματα που έχουν απομείνει, τότε δεν θα μπορέσει να το επιστρέψει στο ταμείο ακριβώς όπως αυτό. Πρώτον, θα πρέπει να συγκεντρώσετε όλα τα έγγραφα που επιβεβαιώνουν ότι τα χρήματα δαπανήθηκαν ειδικά για τις ανάγκες για τις οποίες χορηγήθηκαν. Μπορούν να είναι μετρητά και εμπορευματικές επιταγές, εισιτήρια, αποδείξεις, πράξεις και άλλες μορφές αυστηρής αναφοράς.

Αφού λάβετε κάθε τέτοιο έγγραφο, είναι επιτακτικό να ελέγξετε αν η ημερομηνία, το ποσό και οι λεπτομέρειες είναι αναγνώσιμες.

Όλα τα έγγραφα στον εργαζόμενο θα πρέπει να δοθούν στη λογιστική.

Τι συμβαίνει εάν η αναφορά δαπανών δεν συμπληρωθεί σωστά

Αν ένας υπάλληλος έχει εκτελέσει εσφαλμένα ή δεν έχει υποβάλει προκαταρκτική έκθεση εντός 3 ημερών, η εποπτική αρχή θα εξετάσει τα εισπραχθέντα κεφάλαια ως εισόδημα, στα οποία θα χρειαστεί να χρεωθεί το ασφάλιστρο και ο φόρος εισοδήματος φυσικών προσώπων. Αν αργότερα ο εργαζόμενος παράσχει όλα τα απαραίτητα έγγραφα και μια έκθεση, τότε ο λογιστής θα χρειαστεί να κάνει έναν νέο υπολογισμό.

Ένας εξουσιοδοτημένος υπάλληλος του οργανισμού μπορεί να παρακρατήσει το ποσό για το οποίο δεν έχει παρασχεθεί έκθεση από τον μισθό του εργαζομένου.

Βασικοί κανόνες για την κατάρτιση μιας έκθεσης δαπανών

Βάση της παροχής της έκθεσης δαπανών είναι οι ακόλουθοι κανόνες:

1. Η έκθεση δαπανών πρέπει να υποστηρίζεται από έγγραφα που επιβεβαιώνουν τα ποσά που δαπανώνται.

2. Τα έγγραφα πρέπει να υποβληθούν το αργότερο εντός 3 εργάσιμων ημερών μετά το πέρας του επαγγελματικού ταξιδιού, την περίοδο που καθορίζεται από τον διαχειριστή ή από τη στιγμή που πρόκειται να εργαστεί μετά από ασθένεια ή διακοπές.

3. Η έκθεση καταρτίζεται σε ειδικό έντυπο αρ. AO-1. Επιτρέπεται επίσης η χρήση του εντύπου έκθεσης δαπανών, το οποίο εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού.

4. Μόνο ο διαχειριστής πρέπει να είναι υπεύθυνος για την έγκριση της έκθεσης δαπανών.

5. Η αναφορά δαπανών συμπληρώνεται από τον εργαζόμενο που δαπάνησε τα χρήματα. Επίσης, ορισμένες πληροφορίες πρέπει να εισαχθούν από τον λογιστή.

Στην έκθεση δαπανών πρέπει να αναφέρονται τα ακόλουθα στοιχεία:

1. Πληροφορίες για την εταιρεία που εξέδωσε τα χρήματα των εργαζομένων.

2. Πληροφορίες σχετικά με τον εργαζόμενο που έλαβε κεφάλαια από τον οργανισμό.

3. Ο σκοπός για τον οποίο πρέπει να παρέχετε χρήματα σε έναν υπάλληλο της εταιρείας.

4. Ποσό.

5. Στοιχεία για όλα τα έξοδα με επιβεβαίωση.

6. Ισορροπία, αν υπάρχει.

Στο τέλος, τοποθετήθηκαν οι υπάλληλοι και οι υπάλληλοι της λογιστικής υπηρεσίας, οι οποίοι εξέδωσαν χρήματα και έλαβαν το υπόλοιπο.

Δεν απαιτείται σφραγίδα στην αναφορά δαπανών. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το έγγραφο είναι εσωτερικό. Και δεν υπερβαίνει την οργάνωση. Επιπλέον, από το 2016, όλα τα νομικά πρόσωπα, και όχι μόνο οι μεμονωμένοι επιχειρηματίες, έχουν κάθε δικαίωμα να μην επικυρώνουν τα έγγραφά τους με τα γραμματόσημα και τις σφραγίδες τους.

Η αναφορά ολοκληρώνεται σε ένα μόνο αντίγραφο. Είναι μέρος της αρχικής τεκμηρίωσης και δεν πρέπει να συγχέεται με το σχεδιασμό της. Αν για κάποιο λόγο δεν ήταν δυνατό να αποφευχθούν στυπώματα ή λάθος πλήρωση, τότε είναι προτιμότερο να πάρετε μια νέα φόρμα και να την συμπληρώσετε με έναν νέο τρόπο.