Πώς να εφαρμόσετε μια διαδικασία προσέγγιση

Ξεκινώντας την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας, όλοι είμαστε αντιμέτωποι με τη βασική απαίτηση του ISO 9001-2008 για την εφαρμογή από την οργάνωση μιας διαδικασίας προσέγγισης της διαχείρισης. Η εφαρμογή της προσέγγισης της διαδικασίας θα απαιτήσει αξιοσημείωτες προσπάθειες από τον διαχειριστή του οργανισμού, αλλά η επίδραση αυτής της εφαρμογής δεν θα περάσει απαρατήρητη.

Το πρώτο βήμα είναι να παρουσιάσει το έργο ολόκληρης της οργάνωσης ως συνδυασμός διαφόρων τύπων δραστηριοτήτων για να μεταμορφώσει τις προσδοκίες, τις ανάγκες και τις απαιτήσεις των πελατών τους στα προϊόντα (υπηρεσίες) που χρειάζονται. Προκειμένου η εργασία του οργανισμού να είναι αρμονική και να οδηγήσει στα επιθυμητά αποτελέσματα, όλες οι δραστηριότητες της οργάνωσης πρέπει να εκπροσωπούνται ως διαδικασίες που μετασχηματίζουν τις εισροές (υλικά, πληροφορίες κλπ.) Στις εξόδους (προϊόντα, υπηρεσίες, μεταποιημένες πληροφορίες κ.λπ.).

Για κάθε επιλεγμένη διαδικασία, είναι απαραίτητο να καθοριστεί ποιοι πόροι (νομισματική, υλική, ανθρώπινη κ.λπ.) θα πρέπει να παρέχονται και ποιο θα πρέπει να είναι το συγκεκριμένο αποτέλεσμα κάθε διαδικασίας. Όσον αφορά τα αποτελέσματα της διαδικασίας, θα πρέπει να σημειωθεί ότι όσο πιο σαφώς διατυπώνονται οι απαιτήσεις για το αποτέλεσμα, τόσο πιο εύκολο θα είναι το προσωπικό να συνειδητοποιήσει την έκταση της συμβολής τους στις δραστηριότητες του οργανισμού και όσο πιο διαφανές θα είναι ολόκληρο το σύστημα διαχείρισης οργανισμού.

Για να διασφαλιστεί ο έλεγχος της διαδικασίας, εκχωρείται ένας κάτοχος της διαδικασίας. Ο ιδιοκτήτης της διαδικασίας είναι το άτομο που διαχειρίζεται τη διαδικασία και είναι υπεύθυνο για την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος της διαδικασίας.

Για να εξασφαλιστεί η δυνατότητα συνεχούς βελτίωσης των δραστηριοτήτων του οργανισμού, είναι απαραίτητο να προβλεφθεί εκ των προτέρων η δυνατότητα συσσώρευσης και συστηματικής ανάλυσης δεδομένων σχετικά με την αποτελεσματικότητα και την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών.

Μετά την ολοκλήρωση του μεθοδολογικού μέρους των εργασιών για την υλοποίηση της διαδικασίας προσέγγισης, μπορείτε να ξεκινήσετε πρακτικά βήματα. Πρώτα απ 'όλα, είναι απαραίτητο να διεξάγονται οι κατάλληλες ενημερώσεις του προσωπικού για την προσέγγιση της διαδικασίας, να μεταφέρονται οι απαιτήσεις στα αποτελέσματα των διαδικασιών, να διασφαλίζεται ότι το προσωπικό κατανοεί τη σχέση όλων των διαδικασιών του οργανισμού και τη σημασία κάθε διαδικασίας στα συνολικά αποτελέσματα του οργανισμού.

Προκειμένου να διασφαλιστεί η συμμετοχή του προσωπικού στη διαδικασία συνεχούς βελτίωσης των δραστηριοτήτων του οργανισμού, αξίζει να εκπονηθεί εκ των προτέρων ένα κατάλληλο σύστημα κινήτρων του προσωπικού, με στόχο το προσωπικό να επιτύχει τα απαιτούμενα αποτελέσματα της διαδικασίας.