Πώς να κάνετε μια ετήσια έκθεση μιας εταιρείας

Πολλές εταιρείες, ανεξαρτήτως της μορφής ιδιοκτησίας τους, ετοιμάζουν ετησίως δημόσιες εκθέσεις σχετικά με τα αποτελέσματα των ετήσιων δραστηριοτήτων. Τα έγγραφα αυτά χρησιμεύουν ως πηγή πληροφόρησης για το ευρύ κοινό και ταυτόχρονα είναι ορατά στοιχεία για την αποτελεσματικότητα ή την αναποτελεσματικότητα του οργανισμού.

Η απόφαση της συνάντησης των μετόχων για τη μελλοντική τύχη της εταιρείας, η εκτίμηση από το κοινό των δραστηριοτήτων της οργάνωσης κ.λπ. μπορεί να εξαρτάται από το πόσο καλά προετοιμάζεται η ετήσια έκθεση. Με άλλα λόγια, ο ειδικός ή η διαρθρωτική μονάδα που αναπτύσσει την ετήσια έκθεση πρέπει να γνωρίζει ότι όχι μόνο η φήμη εξαρτάται από την ποιότητα του τελικού εγγράφου, αλλά και την περαιτέρω ανάπτυξη της επιχείρησης.

Συχνά η αποστολή της ετήσιας έκθεσης είναι η αναλυτική υπηρεσία ή άλλη διαρθρωτική μονάδα που εκτελεί τις λειτουργίες συλλογής πληροφοριών για τις δραστηριότητες ολόκληρης της εταιρείας για την ετήσια περίοδο.

Ανάλογα με το είδος της δραστηριότητας της οργάνωσης και τη φύση του κοινού για το οποίο προορίζονται τα έγγραφα, η έκθεση μπορεί να σχεδιαστεί με τη μορφή εσωτερικών εγγράφων ή δημόσιων πληροφοριών για ένα ευρύ φάσμα αναγνωστών. Η φιλοσοφία της εσωτερικής τεκμηρίωσης γίνεται σεβαστή για τις εκθέσεις που παρουσιάζονται στους ιδρυτές και τους μετόχους της εταιρείας. Στην περίπτωση αυτή, η έκθεση δίνει περισσότερη προσοχή στους οικονομικούς δείκτες, την οικονομική αποδοτικότητα και τα αποτελέσματα των εργασιών για την επίτευξη των βασικών στόχων που περιγράφονται στο σχέδιο.

Για μια δημόσια έκθεση, η οποία, κατά κανόνα, δημοσιεύεται στον επίσημο ιστότοπο για δημόσια προβολή, απαιτείται λεπτομερέστερη περιγραφή των δραστηριοτήτων του οργανισμού, τα καθήκοντά του και η αποστολή του. Ορισμένες πληροφορίες που παρέχονται χρειάζονται λεπτομερή εξήγηση, για την οποία ετοιμάζεται ξεχωριστό τμήμα. Κατά κανόνα, οι αναλυτικές υπηρεσίες συμμετέχουν στην εκπόνηση δημόσιας έκθεσης σε στενή συνεργασία με τους ειδικούς των δημοσίων σχέσεων, οι οποίοι είναι σε θέση να προσαρμόσουν τις πληροφορίες ανάλογα με τη σημασία τους.

Ανεξάρτητα από τη φύση του κοινού-στόχου της έκθεσης, κάθε τελικό έγγραφο έχει σαφή ομαδοποίηση σε τμήματα. Στο πρώτο τμήμα, κατά κανόνα, δίνονται τα καθήκοντα που ορίστηκαν για την οργάνωση και τα αποτελέσματα για την επίτευξη τους. Ακολουθούν τα οικονομικά αποτελέσματα του έτους και τα αποτελέσματα της παραγωγής.

Το τελευταίο τμήμα, κατά κανόνα, είναι η δραστηριότητα της εταιρείας στην κοινωνική κατεύθυνση. Κατά κανόνα, αυτές οι πληροφορίες περιέχονται σε μια δημόσια έκθεση, η οποία παρουσιάζει τα αποτελέσματα της κοινωνικά προσανατολισμένης πολιτικής της εταιρείας. Ως υλικά που συμπεριλαμβάνονται στην έκθεση, λαμβάνονται πληροφορίες για την ανταμοιβή των εκπροσώπων του οργανισμού για υψηλά επιτεύγματα στον τομέα της κοινωνικής στήριξης, των αποτελεσμάτων των φιλανθρωπικών δραστηριοτήτων κλπ.

Πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι κατά την επιλογή των πληροφοριών που πρέπει να ληφθούν υπόψη στην έκθεση, είναι απαραίτητο να διατηρηθεί η αντικειμενικότητα των παρεχόμενων πληροφοριών. Ο κανόνας αυτός πρέπει να τηρείται ακόμη και αν τα αποτελέσματα της απόδοσης της επιχείρησης σε μεμονωμένους δείκτες δεν είναι καθόλου ιδανικά ή υποδεικνύουν ανεπαρκή αποδοτικότητα της εργασίας. Μιλώντας για αυτό, η έκθεση πρέπει να αντικατοπτρίζει τους πιθανούς λόγους που οδηγούν σε παρόμοια αποτελέσματα, καθώς και να καθορίσει την προσοχή του κοινού σχετικά με τη σταθερή πρόθεση να εξαλείψει το πρόβλημα στη μελλοντική περίοδο.