Πώς να συντάξετε μια έκθεση ελέγχου

Σε κάθε οργάνωση, τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, πραγματοποιείται έλεγχος, στο τέλος του οποίου γράφεται μια πράξη. Πρόκειται για έγγραφο που αποδεικνύει το γεγονός του ελέγχου, συντάσσεται από πολλά πρόσωπα τα οποία φέρουν υλική ευθύνη ή έχουν εξουσιοδοτηθεί να είναι παρόντα στην απογραφή. Ορισμένες εταιρείες έχουν τα δικά τους έντυπα για τη σύνταξη έκθεσης ελέγχου, οπότε αρκεί να συμπληρώσετε απλώς τα απαιτούμενα πεδία. Εάν δεν υπάρχει φόρμα, πρέπει να γράψετε μόνοι σας.

Θα χρειαστείτε

• Μορφή ενέργειας, εάν υπάρχει.

• Σχέδιο σημειώσεων που συντάχθηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου.

• Επιτροπή τριών ατόμων.

• Εφαρμογές (εάν είναι απαραίτητο).

Εγχειρίδιο οδηγιών

1

Με βάση τα αποτελέσματα του ελέγχου, συμπληρώνεται το πιστοποιητικό ελέγχου και το απόθεμα. Κάθε πράξη πρέπει να συμπληρώνεται από τρία τουλάχιστον υπεύθυνα πρόσωπα. Πριν ξεκινήσετε τον έλεγχο, δημιουργήστε μια επιτροπή, θα συμπληρώσουν αυτή την πράξη.

2

Διατηρήστε τις σημειώσεις σχεδίου (αυτές αντικατοπτρίζουν τις πραγματικές πληροφορίες, περιέχουν ποσοτικούς δείκτες) που κάνετε κατά τη διάρκεια του ελέγχου, συντάξτε μια πράξη στη βάση τους.

3

Καταχωρίστε τα απαιτούμενα στοιχεία της πράξης: το όνομα του οργανισμού, το όνομα του είδους του εγγράφου (ACT). Πρέπει να υπάρχει μια ημερομηνία (εδώ είναι η ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου, εάν η πράξη καταρτίζεται στο τέλος του ελέγχου, η οποία έλαβε αρκετές ημέρες, αναφέρει την περίοδο του ελέγχου στο κείμενο της πράξης) και τον αριθμό εγγραφής του εγγράφου. Υποδείξτε τον τόπο της σύνταξης, κάντε μια επικεφαλίδα στο κείμενο. Ο τίτλος της πράξης πρέπει να ξεκινά με τις λέξεις: "Πράξη ελέγχου".

4

Γράψτε το κείμενο της πράξης. Θα πρέπει να αποτελείται από δύο μέρη, στο εισαγωγικό μέρος περιγράφεται σε ποιο στάδιο διενεργήθηκε ο έλεγχος. Αυτό μπορεί να είναι ένα κανονιστικό έγγραφο, ένα διοικητικό έγγραφο ή μια σύμβαση που αναφέρει την ημερομηνία και τον αριθμό του. Σημειώστε εδώ τη σύνθεση της επιτροπής, αναφέρετε τον πρόεδρο. Στο κύριο μέρος, γράψτε σχετικά με τις μεθόδους και τους όρους της εργασίας, σημειώστε τα αποδεδειγμένα γεγονότα και επίσης μην ξεχνάτε τα συμπεράσματα και τις προτάσεις. Θα πρέπει επίσης να συντάξετε συμπεράσματα βάσει των αποτελεσμάτων του ελέγχου.

5

Στο τέλος της πράξης μην ξεχάσετε να βάλετε τις υπογραφές της επιτροπής, στο τέλος θα αναφέρετε τον αριθμό των αντιγράφων που έγιναν και τους αποδέκτες τους. Ο αριθμός των αντιγράφων του πράγματος ελέγχου ποικίλλει ανάλογα με τον αριθμό των ενδιαφερόμενων μερών στους οποίους απευθύνεται η πράξη. Επιπλέον, το πιο συχνά το ποσό καθορίζεται από τα ρυθμιστικά έγγραφα του οργανισμού.

6

Μετά την επισήμανση του αριθμού των αντιγράφων της πράξης, γράψτε για ποια παραρτήματα είναι, εάν υπάρχουν.

Δώστε προσοχή

Η πράξη τίθεται σε ισχύ μετά την υπογραφή του εγγράφου από όλα τα μέλη της επιτροπής.

Αν υπάρχει μέλος της επιτροπής που δεν συμφωνεί με το περιεχόμενο της πράξης, πρέπει να υπογράψει την πράξη με επιφύλαξη για τη διαφωνία του.

Χρήσιμες συμβουλές

Κατά την υπογραφή του πιστοποιητικού ελέγχου, πρέπει να αναγράφεται όχι μόνο το επώνυμο, το όνομα, η επωνυμία, αλλά και η θέση, εάν είναι απαραίτητο, ο τόπος εργασίας των υπεύθυνων προσώπων.

Εάν το πιστοποιητικό ελέγχου πρέπει να εγκριθεί από ανώτερη διοίκηση, εκδίδεται κατάλληλη σφραγίδα για έγκριση.

πώς να συντάξετε ένα έγγραφο δεδομένων