Πώς να γράψετε μια επιστολή στον προμηθευτή

Η επαγγελματική αλληλογραφία απαιτεί λεπτότητα, ειδικά όταν πρόκειται για επιστολές προς τον προμηθευτή, επειδή ο λόγος της προσφυγής μπορεί να είναι παράβαση όχι μόνο εκ μέρους του αλλά και εκ μέρους του οργανισμού σας.

Εγχειρίδιο οδηγιών

1

Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που επικοινωνείτε με έναν προμηθευτή για να παραγγείλετε προϊόντα από αυτόν, χρησιμοποιήστε το τυποποιημένο έντυπο αίτησης για την παράδοση προϊόντων που έχει δημιουργήσει ο συγκεκριμένος οργανισμός. Εάν αυτή η δήλωση δεν έχει αναρτηθεί ηλεκτρονικά στον ιστότοπο του οργανισμού, γράψτε μια επιστολή σε ελεύθερο στυλ.

2

Εάν παραγγείλετε πολλούς τύπους προϊόντων σε διαφορετικές ποσότητες, τοποθετήστε μια παραγγελία με τη μορφή ενός πίνακα με το όνομα, το άρθρο, το χρώμα του προϊόντος, εάν είναι απαραίτητο. Καταγράψτε την υποχρέωση πληρωμής για τα παραγγελθέντα αγαθά, παρέχετε στον προμηθευτή τα στοιχεία του οργανισμού σας, βάσει αυτών των δεδομένων, ο προμηθευτής θα συντάξει μια σύμβαση. Στο τέλος της επιστολής, εκφράστε τις ελπίδες σας για περαιτέρω αμοιβαία επωφελή συνεργασία.

3

Εάν η επιστολή σας προς τον προμηθευτή αφορά την πλημμελή εκπλήρωση από αυτόν υποχρεώσεων βάσει της σύμβασης, την άκαιρη παράδοση αγαθών ή αγαθών λανθασμένης ποιότητας, ποιότητας ή τύπου, χρησιμοποιήστε τους κύκλους εργασιών "Με αυτή την επιστολή σας ενημερώνουμε …", "Σας ενημερώνουμε …". Ορίστε σαφώς τον λόγο για τον οποίο δεν μπορείτε να δεχτείτε τα παραδιδόμενα αγαθά. Ανατρέξτε στη σύμβαση ή στην αίτηση σύμβασης, η οποία αναφέρει πόσες μονάδες και το είδος του προϊόντος που θα έπρεπε να σας έχει στείλει ο προμηθευτής. Σε αυτή την περίπτωση, ο προμηθευτής θα είναι πιο εύκολο να διορθώσει το λάθος τους.

4

Εάν η επιστολή σας αφορά την αδυναμία πληρωμής των αγαθών εντός της προθεσμίας που καθορίζεται από τη σύμβαση, ενημερώστε τον προμηθευτή σχετικά με την πιο μαλακή, αλλά ταυτόχρονα επίσημη, μορφή. Χρησιμοποιήστε τους κύκλους εργασιών "Ζητούμε συγγνώμη για την καθυστέρηση πληρωμής …", "Λόγω των περιστάσεων, δεν μπορούμε να πληρώσουμε τους λογαριασμούς πριν …".

5

Ενημερώστε τον αντισυμβαλλόμενο ακριβώς όταν σκοπεύετε να πληρώσετε το χρέος προς αυτόν και ότι αυτή η υποχρέωση θα εξασφαλιστεί ότι θα εκπληρωθεί από τον οργανισμό σας. Στο τέλος της επιστολής, εκφράστε την ελπίδα ότι αυτό το επεισόδιο δεν θα επηρεάσει τις μακροπρόθεσμες συνεργασίες σας.