Πώς να εφαρμόσετε ένα σύστημα διαχείρισης ποιότητας

Η παρουσία ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας είναι σήμερα μαρτυρία της σταθερότητας και της αξιοπιστίας της εταιρείας. Η υλοποίησή του σας επιτρέπει να αυξήσετε τη διαχειρισιμότητα και την ανταγωνιστικότητα, καθώς και να μειώσετε το κόστος.

Θα χρειαστείτε

• - "Πολιτική ποιότητας".

• - "Οδηγός ποιότητας".

• - "τεκμηριωμένες διαδικασίες σε επίπεδο συστήματος".

• - ένα πρόγραμμα που συμμορφώνεται με την "πολιτική ποιότητας".

• - κανονιστικά έγγραφα που διέπουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες στην εταιρεία,

• - εκπαιδευμένο και εκπαιδευμένο προσωπικό.

Εγχειρίδιο οδηγιών

1

Σύστημα διαχείρισης ποιότητας - δείκτης της αξιοπιστίας της εταιρείας και της ικανότητάς της να παράγει προϊόντα σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πελάτη. Σκοπός της εφαρμογής του συστήματος είναι η εξάλειψη τυχόν σφαλμάτων στην εργασία του προσωπικού, το αποτέλεσμα του οποίου μπορεί να είναι ένας γάμος. Η διαδικασία εφαρμογής ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας είναι πολύ ευέλικτη και πολλαπλών σταδίων και απαιτεί πολύ χρόνο εφαρμογής (έως και 1, 5 έτη).

2

Η εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης ποιότητας αρχίζει με απόφαση της διοίκησης σχετικά με τη σκοπιμότητα της έναρξης αυτής της διαδικασίας. Στο επίπεδο της ανώτερης διοίκησης, αναπτύσσονται οι στόχοι της οικοδόμησης ενός συστήματος, καθώς και συγκεκριμένα τακτικά βήματα για την επίτευξή τους. Όλα αυτά πρέπει να τεκμηριώνονται με τη μορφή παραγγελιών και στρατηγικών εγγράφων. Μία από τις σημαντικότερες είναι η «πολιτική ποιότητας», η οποία σε προσπελάσιμη και συνοπτική μορφή πρέπει να περιέχει τις βασικές αρχές στις οποίες βασίζεται το σύστημα ποιότητας. Θα πρέπει να συμβαδίζουν με τις προτεραιότητες της εταιρείας και με βάση τις αξίες της.

3

Στο επόμενο βήμα, είναι απαραίτητο να μεταδοθεί η απόφαση για τη δημιουργία του συστήματος στο προσωπικό, καθώς και να δικαιολογηθεί γι 'αυτόν η σημασία αυτής της διαδικασίας. Όλοι οι εργαζόμενοι υπό την καθοδήγηση του υπεύθυνου προσώπου στην εταιρεία θα πρέπει να μελετήσουν τη θεωρία διαχείρισης, καθώς και τα βασικά πρότυπα ISO. Οι αρμοδιότητες του προσωπικού, οι απαραίτητες γνώσεις και εμπειρία του στο πλαίσιο του συστήματος διαχείρισης της ποιότητας δίδονται ιδιαίτερης προσοχής.

4

Στη συνέχεια, θα πρέπει να συγκρίνετε την τρέχουσα κατάσταση στην εταιρεία και τις απαιτήσεις για τα πρότυπα ISO. Αυτό μπορεί να γίνει με συνέντευξη και αμφισβήτηση υπαλλήλων της εταιρείας. Το αποτέλεσμα θα πρέπει να είναι μια έκθεση στην οποία θα υπάρχουν ενδείξεις σχετικά με τον τρόπο εφαρμογής των ειδικών απαιτήσεων του προτύπου και του τι πρέπει να επιδιωχθεί. Η έκθεση θα πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στην τρέχουσα κατάσταση: τις κύριες και βοηθητικές διαδικασίες της επιχείρησης, τις πιο κρίσιμες επιχειρηματικές διαδικασίες, τη διαθεσιμότητα σχετικών κανονισμών, καθώς και την κατανομή αρμοδιοτήτων και εξουσίας μεταξύ προσώπων και υπηρεσιών. Το αποτέλεσμα της εφαρμογής του συστήματος διαχείρισης ποιότητας θα πρέπει να είναι η εξάλειψη των αντιφάσεων μεταξύ της τρέχουσας και της απαιτούμενης κατάστασης.

5

Η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας είναι αδύνατη χωρίς ένα πρόγραμμα έργου. Θα πρέπει να περιλαμβάνει περιγραφή των σταδίων της διαδικασίας, κατάλογο των υπευθύνων για κάθε στάδιο, καθώς και κατανομή του προϋπολογισμού. Το τελευταίο αποτελείται από το κόστος πληρωμής για τις υπηρεσίες εξωτερικών συμβούλων, το κόστος της κατάρτισης του προσωπικού, καθώς και από την τιμή που θα πρέπει να καταβληθεί για τη διάσπαση της διαχείρισης από το κύριο έργο. Το πρόγραμμα ολοκληρώνεται με κριτήρια βάσει των οποίων η διοίκηση θα καθορίσει εάν κατάφεραν να επιτύχουν τους στόχους τους (για παράδειγμα, ποσοστό απόρριψης, ικανοποίηση πελατών, ποσοστό απόδοσης).

6

Τα πρότυπα του συστήματος ISO απαιτούν να τεκμηριώνονται όλες οι επιχειρηματικές διαδικασίες της εταιρείας. Αρχικά, με βάση την "Πολιτική Ποιότητας", προετοιμάζεται ένας "Οδηγός Ποιότητας". Το έγγραφο αυτό περιλαμβάνει περιγραφή των τομέων ευθύνης, απαιτήσεις για το τμήμα ποιότητας, έναν αλγόριθμο διαχείρισης εγγράφων, διαδικασίες για την παραλαβή και την επεξεργασία παραπόνων. Μια άλλη ομάδα εγγράφων ονομάζεται "τεκμηριωμένες διαδικασίες σε όλο το σύστημα". Σύμφωνα με το πρότυπο, πρέπει να ρυθμιστούν 6 βασικές διαδικασίες. Πρόκειται για τη διαχείριση εγγράφων, δεδομένων, ελέγχου, γάμου, μέτρων που διορθώνουν μη συμμορφώσεις και αποτρέπουν ασυνέπειες. Τέλος, στην επόμενη ομάδα εγγράφων πρέπει να περιγράφονται οι κανόνες για τον αποτελεσματικό σχεδιασμό και την εφαρμογή των διαδικασιών διαχείρισης.

7

Αφού εξομαλυνθούν όλες οι επιχειρηματικές διαδικασίες, είναι απαραίτητο να ξεκινήσει η δοκιμαστική λειτουργία του συστήματος. Μπορείτε να ξεκινήσετε τις διαδικασίες σταδιακά, για παράδειγμα, ξεκινώντας δοκιμαστική λειτουργία στο τμήμα προμηθειών και μετά μεταβείτε στο τμήμα πωλήσεων. Η πιλοτική λειτουργία πρέπει να συνοδεύεται από εσωτερικό έλεγχο του συστήματος διαχείρισης για τον εντοπισμό ισχυρών και αδύναμων σημείων. Κατά τη διάρκεια του ελέγχου, πρέπει να συγκριθούν οι ποσοτικοί δείκτες ποιότητας και οι ιδανικές παράμετροι που πρέπει να επιδιωχθούν. Όλες οι αποκλίσεις πρέπει να καταγράφονται και να προσαρμόζονται ανάλογα με τα αποτελέσματα των εργασιών των εργαζομένων.

8

Το τελευταίο βήμα είναι η πιστοποίηση του QMS. Για να γίνει αυτό, πρέπει να υποβάλετε μια αίτηση στον οργανισμό πιστοποίησης, να επισυνάψετε σε αυτό όλα τα έγγραφα κανονιστικής ρύθμισης που έχουν καταρτιστεί, ένα γράφημα της οργανωτικής δομής της εταιρείας και έναν κατάλογο των βασικών πελατών της. Μετά από εξέταση των υποβληθέντων εγγράφων και επαλήθευση του συστήματος ποιότητας απευθείας στην επιχείρηση, το κέντρο πιστοποίησης συντάσσει ένα πρωτόκολλο που αντικατοπτρίζει όλες τις διαφορές. Σύμφωνα με τα αποτελέσματά της, η εταιρεία πρέπει να εξαλείψει όλα τα σχόλια μέσα σε περιορισμένο χρονικό διάστημα και να παράσχει τα αποτελέσματα των προσαρμογών. Εάν επιλυθούν οι διαφορές, χορηγείται στην εταιρεία πιστοποιητικό. Χρειάζεται περίπου ένας μήνας για να ολοκληρωθεί.

9

Αφού η εταιρεία περάσει την πιστοποίηση, η εργασία για τη βελτίωση του συστήματος διαχείρισης ποιότητας δεν θα πρέπει να σταματήσει. Επιπλέον, ο οργανισμός πιστοποίησης πρέπει να διενεργεί περιοδικούς ελέγχους. Στόχος τους είναι να επιβεβαιώσουν ότι η εταιρεία βελτιώνει διαρκώς το δικό της σύστημα διαχείρισης.

Δώστε προσοχή

Στην πράξη, η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης της ποιότητας μπορεί να αντιμετωπίσει ορισμένες δυσκολίες. Πρόκειται για απόρριψη των αποφάσεων των εργαζομένων, διακοπή της εμπιστοσύνης μεταξύ προσωπικού και διαφόρων τμημάτων, έλλειψη κατανόησης των κοινών στόχων, χαμηλό επίπεδο καλλιέργειας παραγωγής κ.λπ.

Χρήσιμες συμβουλές

Η επιλογή ενός οργανισμού πιστοποίησης θα πρέπει να βασίζεται στους στόχους της εταιρείας. Εάν σκοπεύει να εργαστεί μόνο με ρώσους πελάτες, τότε μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον εγχώριο οργανισμό πιστοποίησης. Ενώ οι διεθνείς εταίροι μπορούν να απαιτήσουν τη σύναψη μιας αξιόπιστης δυτικής αρχής πιστοποίησης.

Ακριβώς για το σύστημα διαχείρισης ποιότητας