Πώς να εξορθολογιστούν οι συμβάσεις προμήθειας

Η τεκμηρίωση της εταιρείας θα πρέπει να τηρείται σωστά. Για να μπορείτε εύκολα να βρείτε το σωστό συμβόλαιο για την προμήθεια αγαθών μεταξύ άλλων επιχειρηματικών εγγράφων, αξίζει να δημιουργήσετε ξεχωριστό ράφι ή φάκελο για αυτούς. Αλλά όχι μόνο αυτό. Οι ίδιες οι συμβάσεις πρέπει επίσης να εξορθολογιστούν.

Εγχειρίδιο οδηγιών

1

Συγκεντρώστε όλα τα συμβόλαια που θέλετε να τα θέσετε και να τα αξιολογήσετε. Δώστε προσοχή στο πόσο συχνά ολοκληρώνονται και με ποιους εταίρους. Αυτό θα σας βοηθήσει να επιλέξετε έναν τρόπο ταξινόμησης εγγράφων.

2

Εάν υπάρχουν πολλοί εταίροι, ένας τρόπος να οργανωθούν οι συμβάσεις μέχρι την ημερομηνία της σύναψής τους είναι πιο κατάλληλος. Στην περίπτωση που, για μεγάλο χρονικό διάστημα, οι συμβάσεις συνάπτονται με τις ίδιες επιχειρήσεις, μπορούν να ομαδοποιηθούν σε ξεχωριστή κατηγορία (φάκελος) από τους αντισυμβαλλομένους. Και σε ορισμένες περιπτώσεις, αρκεί να διευθετήσουμε απλώς τις συμφωνίες με αλφαβητική σειρά με τα ονόματα των εταιρειών-εταίρων.

3

Όποια και αν είναι η μέθοδος που έχετε επιλέξει, μην ξεχνάτε ότι οι φάκελοι είναι πολύ ενοχλητικοί για χρήση. Ελέγξτε τις συμβάσεις και αφαιρέστε από το κοινό σωρό εκείνες που έχουν λήξει. Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό φάκελο για αυτούς. Τέτοιες συμβάσεις συνήθως εφαρμόζονται μόνο από περίπτωση σε περίπτωση, στην καθημερινή εργασία δεν απαιτείται.

4

Κατά τη σύναψη συμβάσεων με χρονολογική σειρά, τηρούν τις γενικές αρχές διατήρησης και αποθήκευσης τεκμηρίωσης. Σε αυτούς τους φακέλους που χρησιμοποιούνται συχνά, οι πρόσφατα συναφθείσες συμβάσεις βρίσκονται στην κορυφή. Παρακάτω παρατίθενται έγγραφα με προγενέστερη προθεσμία. Κατά την κατάθεση στο αρχείο, αντίθετα, η πρώτη θα πρέπει να είναι στην κορυφή και η τελευταία σύμβαση να καταλήγει παρακάτω.

5

Χρησιμοποιήστε δείκτες, ετικέτες, σελιδοδείκτες και άλλα είδη γραφείου για να διαχωρίσετε οπτικά μια κατηγορία από την άλλη. Βεβαιωθείτε ότι αυτοί οι οριοθέτες είναι σαφώς επισημασμένοι στο φάκελο. Αυτό θα διευκολύνει σημαντικά την αναζήτηση των απαραίτητων εγγράφων.

6

Αφού όλες οι συμβάσεις για την προμήθεια αγαθών παρατίθενται σε φάκελο με τον κατάλληλο τρόπο, βεβαιωθείτε ότι έχετε συντάξει ένα μητρώο εγγράφων. Πάρτε το στο κάλυμμα ή βάλτε το σε ένα φάκελο πάνω από όλα τα συμβόλαια. Αφήστε κενές γραμμές στο μητρώο. Όταν εισάγετε μια νέα σύμβαση, καταχωρίστε πληροφορίες σχετικά με αυτήν στο μητρώο.